Dichiarazione di protezione dei dati

1.  Principio

Per Fidam Servizi SA è fondamentale garantire la protezione della sfera privata dei suoi clienti ai sensi della Legge Federale sulla Protezione dei Dati entrata in vigore il 1° settembre 2023.

La presente dichiarazione di protezione dei dati definisce quali dati personali vengono raccolti dalla Fidam Servizi SA i nell'ambito dell’adempimento del mandato conferitole dal cliente.

I dati personali sono raccolti e trattati con discrezione ed esclusivamente agli scopi descritti nella presente dichiarazione, nella misura necessaria e nel quadro del mandato conferito e delle disposizioni di legge applicabili. I dati personali raccolti sono conservati solo nella misura e per il tempo necessari all'espletamento di un mandato o nella misura e per il tempo previsti dalla legge. Fidam Servizi SA lavora con server di sua proprietà e situati presso la sede aziendale e presso terzi, avendo tutto il necessario per proteggere le proprie banche dati da accessi non autorizzati da parte di terzi, perdite di dati, abusi e contraffazioni.

La presente dichiarazione di protezione dei dati poggia in particolare sul nuovo regolamento sulla protezione dei dati personali (GDPR) dell’UE, di rilevanza per Fidam Servizi SA pur essendo un regolamento europeo. La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) è fortemente influenzata dal diritto europeo e, secondo il caso, anche le aziende che operano al di fuori dell’UE o dello Spazio economico europeo (SEE) sono tenute a osservare il GDPR.

2.  Incaricato della protezione dei dati

L’osservanza delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati è assicurata dal Consiglio di Amministrazione della Fidam Servizi SA e/o dalla Direzione.

Eventuali domande relative alla protezione dei dati possono essere trasmesse ai recapiti usuali della Fidam Servizi SA. 

3.  Raccolta e trattamento dei dati personali

Fidam Servizi SA tratta in primo luogo i dati personali ottenuti nel quadro dell’esecuzione del mandato conferitole dai clienti. Ad essi hanno accesso il Consiglio di amministrazione, la Direzione e le collaboratrici e i collaboratori di Fidam Servizi SA.

Entro i limiti legali, Fidam Servizi SA si procura determinati dati anche da fonti pubbliche (p. es. registro esecuzione e fallimenti, registri fondiari, registro di commercio, stampa e Internet) o li ottiene dalle autorità o da altri terzi, nel quadro del mandato conferitole o al fine di garantire la corretta esecuzione dello stesso.

Per quanto riguarda lo svolgimento di video-e teleconferenze, meeting online Fidam Servizi SA utilizza diverse piattaforme (Zoom, Teams, ecc.) con un’infrastruttura in loco. In questo contesto vengono trattati i seguenti dati: nome utente, informazioni generali sulle preferenze di servizio e ulteriori informazioni che l’utente carica, fornisce o crea utilizzando il servizio. Come spesso succede con i tool di collaborazione, possono essere anche scambiati ulteriori dati personali tra Fidam Servizi SA e i partecipanti quali ad esempio messaggi chat, immagini, file, registrazioni audio e video, dati di contatto. La partecipazione senza registrazione a un meeting online implica il trattamento di un volume minimo di dati. I meeting online sono registrati solo previa informazione dell’utente e in tal caso le registrazioni sono in linea di massima salvate localmente. Ulteriori informazioni sul trattamento di dati personali da parte delle piattaforme utilizzate sono disponibili nella loro relativa informativa sulla privacy. 

4. Scopi del trattamento dei dati e basi giuridiche

I dati personali raccolti sono in primo luogo utilizzati nel quadro del mandato conferito e per la gestione interna dell’incarto del cliente. I dati sono inoltre impiegati nell’ambito dell’esecuzione di adempimenti richiesti dal mandato verso enti pubblici e privati (autorità fiscali, enti previdenziali, assicurazioni, aziende municipalizzate, ecc.), nonché nell’ambito dell'adempimento di obblighi legali in Svizzera e all'estero. Sono possibilmente interessati anche i dati personali dei collaboratori dei clienti e partner commerciali.

Sempreché servano interessi pertinenti allo scopo, nella misura ammessa e opportuna, i dati personali di clienti e altre persone sono inoltre trattati (in parte anche da terzi) per gli scopi seguenti:

• comunicazioni con terzi e trattamento delle relative richieste sempre in relazione con il mandato;
• esame e ottimizzazione delle procedure inerenti all’analisi delle esigenze finalizzati al contatto diretto con i clienti e raccolta di dati personali da fonti accessibili al pubblico finalizzata all’esecuzione del mandato;
• esercizio dei diritti e tutela nell’ambito di controversie legali e procedure amministrative;
• prevenzione degli abusi e di altri comportamenti scorretti (p. es. indagini interne, analisi dei dati tesa alla lotta contro le frodi) e sensibilizzazione in merito;
• garanzia dell’operatività della Fidam Servizi SA, segnatamente dell’infrastruttura tecnica, dei siti Internet e delle altre piattaforme;
• sicurezza a livello di tecnologia di informazione (IT), edifici, infrastruttura, personale, terzi e valori in possesso di Fidam Servizi SA o a questa affidati;
• svolgimento di meeting online

5. Cookie / tracking e altre tecnologie utilizzate nell’ambito dell’utilizzo del sito Internet

Il sito Internet di Fidam Servizi SA è da essa gestito direttamente ed è ospitato presso hostpoint.ch. In tal senso NON utilizza direttamente cookie e tecnologie analoghe che consentono l’identificazione del browser o del dispositivo dell’utente.

Fidam Servizi SA NON usa i cookie permanenti.

6 Trasmissione di dati a terzi e con il cliente

Fidam Servizi SA non trasmette, né fornisce in altro modo i dati personali in suo possesso a terzi, a meno che ciò non sia necessario per l’adempimento di un mandato definito contrattualmente, non sia prescritto per legge o non sia stato esplicitamente autorizzato. La trasmissione di dati a terzi può altresì avvenire sulla base di una disposizione esecutiva delle autorità o per ordine di un tribunale. 

I destinatari di questi dati possono trovarsi in Svizzera o all'estero. Se i dati sono trasmessi in un Paese che non prevede una protezione adeguata degli stessi, il livello di protezione auspicato è ottenuto stipulando un contratto specifico oppure sulla base delle eccezioni previste dalla legge in materia di consenso, esecuzione del contratto, definizione, esercizio e imposizione di pretese giuridiche o degli interessi pubblici prevalenti, dei dati personali divulgati o del fatto che tale operazione è necessaria per tutelare l’incolumità delle persone interessate.

Il cliente prende atto e autorizza la Fidam Servizi SA a intrattenere con lui una corrispondenza elettronica per il tramite di programmi di messaggistica e di posta elettronica in forma non criptata.

La piattaforma utilizzata per lo svolgimento di meeting online viene messa a disposizione da un fornitore che può avere sede al di fuori della Svizzera; il trattamento dei dati personali avviene quindi anche in un Paese terzo.

Il livello di protezione dei dati in tali casi è di competenza e responsabilità del prestatore di servizi.

7 Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali sono trattati e conservati per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi contrattuali e legali o al raggiungimento degli scopi perseguiti, ossia, per esempio, per la durata del mandato (stipulazione, esecuzione e fine di un contratto) e in funzione degli obblighi legali di conservazione e documentazione. I dati personali sono conservati per la durata prevista o consentita dalla legge oppure se sussistono legittimi interessi commerciali (p. es. a scopo probatorio e di documentazione). Secondo le normative vigenti il periodo di conservazione è per lo più di dieci anni fatte salve alcune eccezioni, dal momento in cui il mandato è stato concluso.

8 Sicurezza dei dati

Fidam Servizi SA adotta le misure di sicurezza tecnico-organizzative necessarie per proteggere i dati personali in suo possesso dagli accessi non autorizzati e dagli abusi, istruendo il personale, adottando soluzioni IT e di rete specifiche, controllando e limitando gli accessi al server aziendale.

9 Obbligo di messa a disposizione dei dati personali

Nel quadro del rapporto commerciale tra Fidam Servizi SA e il cliente, quest’ultimo è tenuto a mettere a disposizione i dati personali richiesti ai fini dell’accettazione ed esecuzione di un mandato e dell’adempimento degli obblighi contrattuali connessi.

In assenza di tali dati, Fidam Servizi SA non è in genere in grado di stipulare o eseguire un mandato affidatogli dal cliente (o l’entità o la persona rappresentata) o di adempiere ai suoi obblighi legali.

10 Profiling e processi decisionali automatizzati

I dati personali NON sono utilizzati né per i processi decisionali automatizzati né per il profiling.

11 Diritti della persona interessata

Nel quadro del diritto applicabile in materia di protezione dei dati e nella misura in cui questo lo preveda (come p. es. nel caso del GDPR) ogni persona gode del diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati (ossia di ottenere i dati personali per trasmetterli a qualcun altro).

Si voglia notare che Fidam Servizi SA si riserva il diritto di far valere le limitazioni previste dalla legge, per esempio qualora sussista un obbligo legale di conservazione o trattamento di determinati dati oppure un interesse prevalente (nella misura in cui sia possibile farvi appello) o qualora i dati siano necessari per l'esercizio di un determinato diritto.

I dati elaborati dalla Fidam Servizi SA (ad esempio appunti, contabilità, dichiarazioni fiscali, eccetera) sono e restano di proprietà della Fidam Servizi SA. Ad eccezione degli appunti e delle note interne il cliente ha diritto di riceverne una copia in cambio del pagamento del relativo onorario.  

Il cliente prende atto che la gestione dei propri dati personali genera dei costi che la Fidam Servizi SA ha diritto a fatturare. 

Il cliente può in ogni momento revocare il consenso al trattamento dei dati personali. La revoca ha quale effetto la rescissione immediata del contratto di collaborazione - sempre che non siano previsti altri termini di disdetta contrattuali. Con la riconsegna della documentazione al cliente la Fidam Servizi SA è autorizzata alla cancellazione definitiva di tutti i dati che lo riguardano fatti salvi i dati che devono essere conservati per legge.

L’esercizio dei diritti succitati presuppone in genere che il cliente si identifichi (p. es. fornendo una copia di un documento d’identità laddove l’identità non sia altrimenti chiara o accertabile). Per esercitare i diritti succitati, è possibile rivolgersi all’indirizzo riportato al punto 2.

Ogni persona interessata può inoltre far valere i propri diritti dinanzi a un tribunale od opporsi presso l’autorità di protezione dei dati competente. In Svizzera, l’autorità competente in materia di protezione dei dati è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html).

12 Modifiche

La presente dichiarazione può essere modificata in qualsiasi momento e senza alcun preavviso. Se lo riterrà opportuno Fidam Servizi SA provvederà a informare in merito ad eventuali modifiche tramite e-mail o altri mezzi ritenuti adeguati.